С 1 января 2020 года в России вводится электронный формат трудовой книжки – документа, хорошо знакомого всем работающим россиянам. Благодаря электронной трудовой книжке для работников обеспечивается постоянный и удобный доступ к информации о своей трудовой деятельности, а для работодателей открываются новые возможности кадрового учета. Переход к новому формату трудовой книжки не является обязательным, и, кроме того, такой переход позволяет сохранить бумажную книжку на неограниченный срок.

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя и реализуется только в цифровом формате. Для работодателя существует несколько способов предоставления сведений о трудовой деятельности застрахованного лица: 1) через Кабинет страхователя, 2) через специализированного оператора связи, 3) через Клиентскую службу территориального органа ПФР. А застрахованные лица могут узнать сведения из электронной трудовой книжки через Личный кабинет гражданина или портала Госуслуг.

По запросу работника сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Обязанность предоставить такие сведения лежит на нынешнем или бывшем работодателе (по последнему месту работы), а также на управлении Пенсионного фонда России и многофункциональном центре госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Стоит отметить, что у электронного формата трудовой книжки есть ряд преимуществ, а именно:

• удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
• использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
• новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Что касается порядка перехода на электронные трудовые книжки, то он осуществляется добровольно и только с согласия работника. Исключение составляют граждане, которые впервые устраиваются на работу с 2021 года. В таком случае все сведения о периодах и характере работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

В случае выбора электронной трудовой книжки работники получают бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью о переходе. При этом, работникам все-таки необходимо сохранять бумажную версию трудовой книжки, так как она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. Электронная версия трудовой книжки фиксирует только сведения с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.